Pourquoi externaliser vos paies ?

Le choix de faire appel à l’externalisation de la paie peut avoir plusieurs raisons :

  • La structure et la taille de l’entreprise ; le nombre de salarié(s) ;
  • L’absence de personne compétente ou n’ayant pas l’expertise nécessaire à la gestion de la paie ;
  • La répartition des tâches ;
  • Le coût de l’externalisation qui peut s’avérer plus avantageux : pour savoir si l’externalisation de la paie est avantageuse du point de vue économique, comparez avec le coût d’un salarié et du logiciel nécessaire. Par exemple, pour 20 salariés, il vous en coûtera moins de 380 € par mois. Pour le coût d’un salarié au SMIC temps plein, cela équivaut à 156 fiches de paies/salariés sans compter le coût du logiciel et de la maintenance inhérente.

Comment l’externalisation de la paie peut elle réduire les coûts de la paie ?

L’externalisation de la paie présente de nombreux avantages. La complexité et l’évolutivité de la législation rendent la gestion de la paie difficile à standardiser. De plus en plus d’entreprises comprennent que l’externalisation de cette fonction les libère de la veille réglementaire que demande la paie.

De plus, l’externalisation permet plus de transparence face à la problématique d’estimation du coût total de la paie. Les coûts de la paie peuvent inclure non seulement le personnel administratif mais également les ressources qui doivent être mis en place pour récolter et stocker les données de la paie : les systèmes informatiques et les processus de gestion administrative du personnel.

L’externalisation de la paie en huit points

L’externalisation du traitement de la paie peut représenter une solution appropriée, notamment pour les PME et les TPE

Pour une TPE ou une PME, la gestion de la paie en interne ne représente pas toujours, loin s’en faut la meilleure solution. Gain de temps, rentabilité, simplicité, sécurité, efficacité, maîtrise des coûts, l’externalisation de cette démarche complexe auprès d’un prestataire recèle de nombreux atouts

Gain de temps

En interne, le collaborateur en charge de la gestion des paies doit y consacrer du temps : impression et distribution des bulletins de salaire, compréhension de la législation, prise en compte d’éventuelles règles de calcul ou d’exonérations de charge,…

Simplicité

Le traitement de la paie en interne implique de posséder un logiciel de paie dont il faut assurer la maintenance, réaliser des mises à jour et sauvegarder des données. Il faut par ailleurs former régulièrement le personnel utilisateur de ce logiciel.

Sécurité

Grâce à l’externalisation de la paie, l’entreprise évite les éventuels litiges avec les organismes sociaux et les salariés, l’erreur sur un bulletin de salaire, la gestion des conflits individuels et collectifs, les contrôles de l’administration ou le retard de paie si le collaborateur affecté à cette gestion part en congé ou tombe malade.

Réactivité

Le calcul et l’édition de fiches de paie n’est pas la seule activité revenant au service paie. Ce dernier doit également effectuer régulièrement des déclarations sociales aux organismes collecteurs. Ces procédures sont souvent rébarbatives et nécessitent parfois des allers-retours avec l’administration pour s’assurer de la conformité des documents. En cas de retard de déclarations ou d’oubli de déductions, des sanctions pécuniaires sont appliquées, ce qui peut fragiliser l’équilibre économique de l’entreprise.

Technicité et Conformité

La France est l’un des pays au monde où la gestion de la paie est la plus complexe, comme en témoignent le nombre de lignes sur les bulletins. En externalisant la gestion des salaires à des
professionnels avérés, dont c’est le cœur de métier, l’entreprise évite des erreurs et des retards de paiement.

Par ailleurs, le suivi minutieux de la loi et la mise en œuvre d’une veille légale et conventionnelle de qualité sont des démarches coûteuses et fastidieuses.

Retour sur investissement

Le coût d’un bulletin de paye ne se réduit pas au salaire du gestionnaire de paie divisé par le nombre de bulletins traité. Il faut également prendre en compte le prix de la solution informatique choisie, le back-up en cas d’absence, la formation. L’externalisation de la paye peut permettre une économie de 20 à 30% grâce aux économies d’échelles réalisés par le prestataire. En externalisant la paie, l’entreprise économise le temps passé par un employé non spécialiste de cette problématique complexe.une externalisation est basé sur le nombre de fiches de paie à émettre, ce qui permet d’obtenir une vision simple du coût réel. Grâce à cette externalisation, le budget «paie » est maîtrise annuellement car les coûts aléatoires liés à la formation du personnel, au renouvellement du matériel et au logiciel de paie sont supprimés.

De plus, l’externalisation permet plus de transparence face à la problématique d’estimation du coût total de la paie. Les coûts de la paie peuvent inclure non seulement le personnel administratif mais également les ressources qui doivent être mis en place pour récolter et stocker les données de la paie : les systèmes informatiques et les processus de gestion administrative du personnel.

Efficacité

Pour un service RH, la paie représente une activité complexe et rébarbative qui ne lui confère aucune valeur ajoutée et qui le détourne de son cœur de métier : le développement des collaborateurs. Grâce à l’externalisation de la paie, le service RH peut consacrer davantage de temps et de moyen au recrutement, à la formation, à la gestion des carrières. Bref, au développement des collaborateurs.

Maîtriser ses coûts

Le coût d’une externalisation est basé sur le nombre de fiches de paie à émettre, ce qui permet d’obtenir une vision simple du coût réel. Grâce à cette externalisation, le budget «paie » est maîtrise annuellement car les coûts aléatoires liés à la formation du personnel, au renouvellement du matériel et au logiciel de paie sont supprimés.

De plus, l’externalisation permet plus de transparence face à la problématique d’estimation du coût total de la paie. Les coûts de la paie peuvent inclure non seulement le personnel administratif mais également les ressources qui doivent être mis en place pour récolter et stocker les données de la paie : les systèmes informatiques et les processus de gestion administrative du personnel.